Aplikasi arsip digital dapat menjadi solusi tepat dalam kegiatan administrasi. Dengan pemanfaatan aplikasi ini, dapat menjadi bukti bahwa pengelolaan arsip pun senantiasa mengikuti dinamika perkembangan teknologi di masyarakat.
Pengelolaan arsip secara digital sebenarnya tidak jauh berbeda dengan pengarsipan secara manual. Perbedaannya adalah sebelum dokumen tersimpan pada lemari arsip, maka data dokumen tersebut melalui proses input terlebih dahulu ke dalam sistem arsip digital.
Baca Juga: Aplikasi e-Reporting Post Border Terbaru dari Kemendag, Apa Fungsinya?
Daftar Aplikasi Arsip Digital Terbaik
Hingga saat ini, media penyimpanan arsip sebagian besar adalah media cetak seperti kertas. Namun dengan perkembangan teknologi yang ada kini, menyebabkan arsip tidak hanya tersimpan dalam media cetak.
Akan tetapi, juga tersimpan dalam media elektronik serta format digital. Penyimpanan arsip dengan format digital inilah yang mendorong lahirnya istilah arsip digital.
Selanjutnya arsip digital akan tersimpan dalam repository lengkap dengan dokumen serta sistem manajemen record. Arsip digital ini pun menyajikan berbagai informasi dalam berbagai format. Dalam proses penyimpanannya, kita dapat memanfaatkan adanya aplikasi arsip digital.
Berikut ini beberapa pilihan aplikasi yang dapat kita manfaatkan sebagai tempat penyimpanan arsip digital terbaik:
Google DOCS
Aplikasi Google Docs merupakan salah satu layanan pengolah kata, lembar sebar, presentasi, formulir, serta penyimpanan data berbasisi web yang dapat kita manfaatkan secara gratis dari Google.
Google Docs dapat dikatakan hampir sama dengan Microsoft Office. Akan tetapi, aplikasi arsip digital satu ini mempunyai keunggulan dapat kita akses, membuat, dan mengedit dokumen dimanapun kita berada.
Dengan Google Docs, masing-masing orang dapat bekerja sama dalam mengerjakan dokumen pada waktu bersamaan. Selain itu, dalam setiap perubahan yang telah kita buat pada dokumen, secara otomatis tersimpan saat kita mengedit atau mengetiknya.
Sementara dokumen yang lama masih dapat kita lihat. Adapun cara menyimpan dokumen atau arsip di aplikasi Google Docs, pengguna harus mempunyai akun email di Google.
Selanjutnya jika ingin menyimpan arsip atau dokumen di dalam folder sendiri, maka kita harus membuat folder baru terlebih dahulu. Melalui aplikasi arsip digital ini, kita dapat menyimpan dokumen atau arsip dengan berbagai nama folder yang berbeda.
File yang tersimpan dalam akun Google Docs dapat kita atur sesuai dengan keinginan. Supaya tersimpan di folder tertentu, dapat kita ubah atau edit serta langsung tersimpan secara otomatis.
Penyimpanan arsip pada Google Docs dapat memudahkan kita dalam akses arsip di mana dan kapan saja ketika dibutuhkan. Tentu tanpa harus khawatir file arsip akan hilang.
Baca juga: Aplikasi Quran Majeed Dihapus dari App Store China, Ini Alasannya!
Arsip Manpro
Salah satu pilihan aplikasi arsip digital terbaik lainnya adalah Arsip Manpro. Melalui aplikasi ini dapat membantu perusahaan dalam manajemen arsip.
Dengan demikian pengelolaan dokumen akan menjadi lebih mudah dan efisien. Keunggulan dari aplikasi ini adalah memiliki proses penyusunan menu yang user friendly, mudah, cepat dan fleksibel.
Dengan demikian, perubahan menu dapat Anda lakukan hanya dalam hitungan jam tanpa harus memiliki keahlian coding terlebih dahulu. Aplikasi Arsip Manpro juga tak terbatas. Para pengguna tentu tak terhambat apapun. Hal ini karena Arsip Manpro unlimited storage, unlimited User ID, serta unlimited project.
E-Surat
Salah satu manfaat dari aplikasi e-Surat adalah sebagai sarana arsip yang mempermudah pencarian pada saat arsip kita perlukan.
Contoh penerapan aplikasi e-Surat adalah saat menerima surat masuk, maka surat yang kita terima secara fisik tersebut akan scan terlebih dahulu sebagai proses entry.
Sedangkan surat yang kita terima melalui aplikasi e-Surat, akan melalui proses print terlebih dahulu sebelum memperoleh proses disposisi serta didistribusikan. Inilah yang mempermudah proses pengelolaan arsip, baik secara fisik ataupun digital.
Arsip fisik akan tersimpan pada filling cabinet sesuai dengan kode klarifikasi masalah. Secara umum, keunggulan aplikasi arsip digital satu ini adalah lebih cepat kita temukan saat arsip kita perlukan. Karena keseluruhan data berada dalam satu sistem.
Dengan memanfaatkan aplikasi arsip digital, maka semua dokumen penting pun dapat tersimpan secara lebih aman. Selain itu, dalam pencariannya pun akan lebih mudah dan cepat kapan saja kita perlukan. (R10/HR Online)
