Virtual Press Conference saat ini banyak digunakan oleh perusahaan dan brand. Terlebih di tengah wabah pendemi Covid-19 atau virus Corona saat ini, yang melarang berkerumun dalam jumlah banyak.
Bahkan, bukan hanya perusahaan saja yang memakai press conference secara virtual itu, pemerintah juga memanfaatkan layanan tersebut untuk menyampaikan pesan atau kebijakan.
Baca juga: Fitur di Aplikasi Zoom yang Memudahkan Pertemuan Online
Konferensi pers sendiri digunakan oleh lembaga atau perusahaan baik itu melalui Public Relations (PR) atau nama lainnya kehumasan, untuk menyebarkan informasi terbaru.
Sebagai “penyambung lidah” baik itu dari perusahaan, brand atau institusi, tentunya press conference ini sangat penting dilakukan.
Memang, biasanya press conference dilakukan dengan cara offline, di sebuah kafe, hotel, ruang meeting, atau press room di dalam sebuah event atau kegiatan.
Namun masalahnya, sekarang ini yang masih dalam wabah Corona, mengharuskan para pegawai untuk menjalani Work From Home (WFH). Sehingga acara itu dilakukan secara Virtual Press Conference.
Selain itu, dilarang juga melakukan press conference yang hadir dalam jumlah banyak, serta diberlakukannya PSBB atau Pembatasan Sosial Berskala Besar.
Sehingga, memaksa sebagian besar pegawai harus bekerja dari rumah. Dan itu yang menjadikan PR untuk lebih kreatif, saat akan menggelar konferensi pers.
Hal yang Harus Diperhatikan Saat Virtual Press Conference
Beruntung di era digital sekarang ini, beragam layanan video conference call dapat dimanfaatkan sebagai alternatif untuk mengadakan press conference secara online.
Walaupun tidak bisa bertatap muka langsung serta berinteraksi antara jurnalis dengan narasumber, akan tetapi metode ini merupakan langkah yang cukup efektif.
Press conference secara virtual yang memanfaatkan layanan video conference call, baik itu yang gratisan atau berbayar.
Dan itu adalah cara paling mudah agar perusahaan masih bisa mengumumkan informasi terupdate atau terkini, serta menjalin hubungan baik dengan media.
Supaya virtual press conference bisa berjalan dengan lancar dan aman, maka ada 2 hal yang harus diperhatikan oleh lembaga atau perusahaan.
Baca juga: Software Zoom Banyak Digunakan, FBI Wanti-wanti Aplikasi Ini Rentan Diretas
Berikut ini dua hal yang perlu diperhatikan menurut SEQARA Communications, yang merupakan salah satu konsultan komunikasi terkemuka di Indonesia.
Pertama adalah memilih aplikasi yang mudah dipakai serta aman. Tidak sedikit perusahaan, brand atau instansi/lembaga memakai aplikasi video conference call versi gratis.
Akan tetapi, adanya isu keamanan tentang adanya penyusup atau pencurian data, yang secara tiba-tiba masuk tanpa diundang saat melakukan video conference call.
Dengan masuknya penyusup ke dalam aplikasi meeting itu, menjadikan pengguna harus berpikir ulang untuk menggunakannya lagi.
Jadi, lebih baik pastikan aplikasi video conference call yang akan digunakan itu merupakan versi berbayar. Sehingga aksesnya yang optimal juga lebih aman.
Kemudian yang kedua adalah pilih aplikasi yang ringan. Jadi, selain faktor keamanan, faktor koneksi internet juga wajib diperhatikan agar lebih nyaman dan tidak ada gangguan.
Biasanya, virtual press conference yang memakai aplikasi tidak terlalu banyak atau memiliki fitur kompleks, umumnya lebih ringan ketika dijalankan. Jadi tidak akan membebani kuota internet.
Jadi, sebelum melakukan press conference secara virtual, maka sebaiknya aplikasi tersebut dicoba terlebih dulu. Sebab, tidak semua peserta mempunyai koneksi internet yang stabil dan ngebut.
Tips Agar Video Conference Call Berjalan Lancar
SEQARA Communications juga membagikan tips, agar video conference call bisa berjalan dengan lancar atau tanpa gangguan.
Untuk yang pertama yaitu menentukan tanggal serta waktu diadakannya virtual press conference, yang disesuai dengan jadwal pembicara acara itu.
Baca juga: Amankan Aplikasi Zoom dari Ancaman Zoom Bombing
Setelah itu, membuat link atau tautan dari video conference call, supaya bisa disebarkan ke media.
Yang perlu diingat adalah, bahwa para undangan press conference dengan cara virtual itu, mempunyai format yang tidak berbeda saat mengundang media pada acara offline.
Selain itu, jangan sampai tautan tersebut disebarkan secara asal-asalan. Lalu, pastikan pula untuk konfirmasi ulang mengenai kehadiran media pada waktu yang sudah dijadwalkan.
Mengingat press conference virtual itu dilakukan di rumah, oleh karena itu, dokumen catatan untuk pembicara harus sudah dikirimkan maksimal H-1.
Kemudian jangan lupa mempersiapkan moderator acara, yang bertindak juga sebagai host atau sebagai pemandu virtual konferensi pres itu.
Sehingga, pembicara bisa lebih fokus pada presentasi yang dibawakannya. Sedangkan moderator juga melihat serta mencatat peserta yang ingin bertanya ke narasumber.
Yang perlu dipersiapkan lainnya adalah bagian notula untuk mencatat acara itu dengan singkat. Dan satu orang yang bertugas sebagai operator teknis.
Operator ini untuk menangani jika saat berjalannnya acara ada masalah dari segi teknis, seperti koneksi internet yang putus-putus, suara mendadak hilang atau lain sebagainya.
Tips tersebut bisa membantu penyelenggaraan virtual press conference agar berjalan dengan lancar dan aman. (Adi/R5/HR-Online)
